In dat geval is stemming bij handopsteking praktisch niet mogelijk en zal met naamafroeping of naamgetekende stembiljetten gewerkt worden. Gezien het om een publieke stemming gaat, zullen de resultaten van de stembiljetten mondeling aan de vergadering worden meegedeeld met melding van de naam en de wijze waarop gestemd werd. 342. Men gaat over tot geheime stemming:- in persoonsgebonden materies;- voor benoemingen en ontslagen;- indien leningen de vergadering dit zelf bij gewone meerderheid heeft beslist. 343. Bij geheime stemming worden stembiljetten aan de stemgerechtigden ter be-schikking gesteld. Om het geheim van de stemming te bewaren en identificatie van belangrijke aandelenparticipaties te verhinderen, wordt aan elke aandeelhouder een en-veloppe overhandigd die biljetten bevat voor 1, 2, 5, 10, 50, 100 enz. stemmen. 5. 2. Schriftelijke stemming344. In een NV of Comm. VA geld lenen kunnen de statuten toestaan dat per brief wordt ge¬stemd, middels formulieren waarvan de statuten de gegevens moeten vermelden. Deze vermeldingen zullen meestal zijn: de identiteit van de aandeelhouder en het aantal stemmen waarmee hij aan de stemming wenst deel te nemen (zie model hfdst. 4 in deel4) . De formulieren waarin noch de stemwijze noch de onthouding zijn vermeld, zijn nietig. 345. Aandeelhouders kunnen dus aan de vergadering deelnemen zonder er op aanwe¬zig of vertegenwoordigd te zijn. Meestal voorzien de statuten in dit geval dat de aandeelhouder, vóór de vergadering, een lenen brief moet zenden naar de vennootschap waarin hij zijn mening te kennen geeft over de punten die in de agenda voorkomen. Voor de berekening van het quorum wordt alleen rekening gehouden met de formulieren die vóór de aanvang van de algemene vergadering binnen de termijnen door de statuten opgelegd, in het bezit van de vennootschap zijn. 346. Wanneer het bij een stemming per brief om aandelen aan toonder gaat, moet vooral gedacht worden aan de manier waarop de persoon die per brief zijn stem uit¬brengt het bezit van de aandelen bewijst. Het stemmen per brief is evenzeer moeilijk in te denken voor geheime stemmingen en wanneer een kandidaat-bestuurder zich bijvoorbeeld pas op de algemene vergadering aanbiedt. 347. In de vennootschappen die een openbaar beroep op het spaarwezen doen of heb¬ben gedaan, moeten de stemmen per brief uiterlijk drie dagen vóór de algemene verga¬dering worden neergelegd op de plaatsen aangewezen in het oproepingsbericht.

De neerlegging op een informatiedrager moet de volgende gegevens bevatten:1) de vermeldingen bedoeld in artikel 174, eerste lid, zijnde de onder A. beschreven gegevens zoals de naam, rechtsvorm e. d. ;2) het type van het gebruikte standaardschema;3) de taal waarin de jaarrekening zal worden openbaar gemaakt;4) de vermelding dat de rekenkundige en logische controles geen enkele fout hebben aangetoond. 4. 4. Kosten van de neerlegging in 2004 (in EUR) Neerlegging op papier Neerlegging op diskette- verkort schema 1 89,07 164,87- volledig schema 414,13 389,93- verbeterde neerlegging 59,29 59,29196. Dit betreft bedragen inclusief 21 % B. T. W. en de bijdrage in de werkingskosten voor de CBN en van het Advies- en controlecomité op de onafhankelijkheid van de commissaris.

Voor meer informatie aangaande NBB-agentschappen waar de neerlegging kan gebeu¬ren. de wijzen van betaling, e. d. , kan u de website van de Nationale Bank consulteren op het volgende adres: http://www. nbb. be/BA/N/Pl_16. htm4. 5. Sancties bij niet-neerlegging197. Op het niet-nakomen van de neerleggingsverplichting staan verschillende sanc¬ties :1) Strafrechtelijke sanctie: de bestuurders, zaakvoerders of vereffenaars van de onder-nemingen die in België gevestigd zijn en de vertegenwoordigers in België van buitenlandse ondernemingen lenen die hier een bijkantoor of een centrum van werkzaam-heden hebben, kunnen worden gestraft met een geldboete lenen van 10 000 tot 2 000 000 EUR. persoonlijke lening Bovendien kan een gevangenisstraf van één maand tot één jaar worden uitgesproken indien voormelde voorschriften met bedrieglijk oogmerk overtreden werden. 2) Burgerlijke sanctie: behoudens tegenbewijs wordt de door derden geleden schade aangezien als voortvloeiend uit voornoemd verzuim. 3) Gerechtelijke ontbinding’, op vraag van iedere belanghebbende of van het openbaar ministerie en behoudens regularisatie van de toestand in de loop van het geding, kan de rechtbank de ontbinding van een vennootschap uitspreken als die vennoot¬schap haar jaarrekening voor drie opeenvolgende boekjaren niet heeft neergelegd.